Management Assistent

De Management Assistent ondersteunt ons management team (6 leden) en meer specifiek de Managing Director op administratief en organisatorisch gebied. Concreet betekent dit dat je bijvoorbeeld zorgdraagt voor het plannen van meetings, en het organisatiebreed boeken van zakenreizen en externe vergaderlocaties. Ook organiseer je congressen en spetterende events voor onze medewerkers en onze klanten. Daarnaast notuleer je diverse meetings en vervang je onze receptioniste als zij (on) gepland afwezig is. Je rapporteert aan de Communications & Quality Manager, tevens MT-lid. 

Herken jij jezelf?

Organiseren gaat je goed af. Het boeken van in de puntjes verzorgde zakenreizen, het regelen van inspirerende vergaderlocaties, het organiseren van spraakmakende events zoals onze symposia Breathless en Sleepless en diverse personeelsevents: jij kent alle geheimen.Je bent een kei in agendabeheer. Je weet verschillende agenda’s met elkaar te combineren. En als je er onverhoopt niet uitkomt, deins je er niet voor terug om collega’s te vragen om met andere afspraken te schuiven. Jouw schriftelijke vaardigheden zijn uitstekend. Je weet langere vergaderingen kort en bondig te notuleren. Je schrijft begrijpelijke e-mails en komt snel to-the-point. Je bent goed in staat om te bepalen welke verzoeken aan jou de hoogste prioriteit hebben. En als het nodig is, stel je jouw prioriteiten gedurende de werkdag bij. Van wat werkdruk wordt jij niet warm of koud. Je begrijpt dat een verzoek soms pas in een laat stadium bij jou neergelegd kan worden.

Verder:

• Je bent flexibel. Eens een keer op jouw vrije dag toch wat uurtjes werken? Wat langer doorgaan als het werk daar om vraagt? Dat is voor jou geen probleem. 
• Je voelt doorgaans goed aan welke van jouw beslissingen je zelfstandig kunt doorvoeren, en bij welke beslissingen je vooraf afstemming zoekt.
• Je zorgt er ook zelf voor dat je weet wat er van jou verwacht wordt. Dat doe je bijvoorbeeld door het stellen van verduidelijkingsvragen.
• Je bent discreet en weet van nature in te schatten welke informatie vertrouwelijk is. 
• Je haalt er plezier uit om bij (on) geplande afwezigheid van onze receptionisten onze bezoekers te verwelkomen en de algemene telefoonlijn te beantwoorden. Telefoneren is voor jou sowieso een tweede natuur. 

Wij vragen:

• Opleidingsniveau: Mbo+/Hbo.
• Een aantal jaren werkervaring, in een middelgroot bedrijf.
• Beheersing van het Officepakket (met name Word, PowerPoint en Excel) en Google Mail & Agenda. 
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, je schakelt met collega’s in andere landen. 

Wij bieden:

• Een uitdagende, afwisselende functie voor 32, 36 of 40 uur per week met een vaste werkdag op maandag;
• Een tijdelijk contract voor 7 maanden, ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof. 
• Een bruto maandsalaris van minimaal €2626,- en maximaal €3751,- op basis van een 40-urig dienstverband. 
• 27 vakantiedagen en 4 ADV dagen op basis van een 40-urig dienstverband.
• Aantrekkelijke pensioenregeling.
• Diverse interne trainingen via onze VIVICAMPUS én onbeperkt gebruik van trainingsplatform GoodHabitz.
• Gedurende het jaar een aantal gezellige personeelsuitjes zoals de zomerbarbecue, kerstborrel, jubileumviering, teambuildingsactiviteit en personeelsfeest.

Interesse?

Kom jij werken als Management Assistent bij VIVISOL? Solliciteer vandaag nog! Heb je nog vragen naar aanleiding van de functie? Bel dan naar 013 2201164 met Nina Klaassen of Laura Kluijtmans-Thijssens, onze Recruiters. Zij beantwoorden graag al jouw vragen!